ZAPYTANIE OFERTOWE NA ZAPEWNIENIE BAZY NOCLEGOWEJ
2024-05-13
DRP.25.1.1.2024
Zapytanie ofertowe
I. Zamawiający:
Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka
02-616 Warszawa, ul. Goszczyńskiego 12, tel. +48 22 84 50 852
email: instytut@kurier.plus
Mając na względzie zasadę konkurencyjności Zamawiający prosi o ofertę na zapewnienie bazy noclegowej na organizację VII Polsko-Węgierskiego Uniwersytetu Letniego
II. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie bazy noclegowej w Krasiczynie i/lub poza Krasiczynem w odległości nie większej niż 15 km [wg ilości kilometrów wyznaczonej trasą drogową], dla 180 uczestników, artystów i wykonawców usług świadczonych podczas organizowanego przez Instytut wydarzenia kulturalno-edukacyjnego: VII Polsko-Węgierskiego Uniwersytetu Letniego w terminie od 26 do 30 sierpnia 2024.
Szczegółowy przedmiot zamówienia stanowi załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.
Zamawiający przewiduje możliwość złożenia oferty częściowej, tj. oferty zapewnienia bazy noclegowej dla 30 osób lub wielokrotności tej liczby (np. 60, 90 osób itp.), nie więcej niż dla 180 osób. Oferenci mogą złożyć oferty na każdą z tych wielokrotności bądź jedynie na wybrane według własnego uznania.
III. Termin wykonania zamówienia:
26 – 30 sierpnia 2024 r.
IV. Zamówienia dodatkowe/uzupełniające.
Zamawiający przewiduje możliwość zamówienia dodatkowych usług noclegowych o wartości nie większej niż 20% wartości zamówienia podstawowego w przypadku, gdy w trakcie realizacji wydarzenia zajdzie konieczność zapewnienia noclegu uczestnikom nie przewidzianym wcześniej.
V. Wymagania dotyczące wykonawcy i wykaz niezbędnych dokumentów:
O zamówienie mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają następujące warunki:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
c) spełniają warunki bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego, tj. nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo; przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
-
uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
-
posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
-
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
-
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Wykonawca, składając ofertę, powinien złożyć następujące dokumenty:
-
formularz oferty z oświadczeniem o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z załącznikiem do niniejszego zapytania ofertowego;
-
informacje o obiektach, w których świadczone będą usługi, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.
VI. Opis sposobu przygotowania ofert:
Oferta powinna być sporządzona na formularzu stanowiącym załącznik do zapytania.
Oferta oraz wszystkie załączniki muszą być napisane w języku polskim, trwałą i czytelną techniką, wypełnione i podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta.
Oferowana cena musi być wyrażona jako cena netto i brutto w PLN i musi obejmować sumę oferowanych usług wskazanych w przedmiocie zamówienia.
Cenę oferty i pozostałych kosztów należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Wszelkie zmiany, naniesione przez Oferenta w treści oferty, muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
Poprawki mogą być dokonane wyłącznie poprzez przekreślenie błędnego zapisu oraz naniesienie obok zapisu przekreślonego - zapisu poprawnego.
Upoważnienie/pełnomocnictwo do podpisania oferty, do poświadczania dokumentów za zgodność z oryginałem oraz do parafowania stron należy dołączyć do oferty, o ile nie wynika ono z dokumentów rejestrowych Sprzedawcy. Pełnomocnictwo należy dołączyć w oryginale bądź kopii, notarialnie poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami stanowi jedną całość. Zaleca się, aby wszystkie strony były ze sobą połączone w sposób uniemożliwiający ich samoczynną dekompletację, przesłane mailem lub np. zszyte, spięte, zbindowane itp.
VII. Miejsce oraz termin składania ofert:
Oferta powinna być przesłana lub dostarczona na adres:
Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka,
02-616 Warszawa, ul. S. Goszczyńskiego 12
z dopiskiem:
„oferta na bazę noclegową VII. Polsko-Węgierskiego Uniwersytetu Letniego”
albo przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: akalamarska@kurier.plus
w tytule maila należy wpisać:
„oferta na bazę noclegową VII. Polsko-Węgierskiego Uniwersytetu Letniego”
Oferta powinna być przesłana do dnia 28.05.2024 r. (decyduje data wpływu).
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
VIII. Ocena ofert
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
|
Lp. |
Kryteria |
Waga [%] |
|
1. |
Cena |
100 % |
Cena, o której mowa w kryterium, obejmuje wszelkie należności publicznoprawne, a w szczególności należności podatkowe oraz składkowe (ZUS) Oferenta. W sytuacji, gdy Oferent jest czynnym podatnikiem podatku VAT to cena, o której mowa powyżej obejmuje w szczególności należny podatek od towarów i usług. Natomiast gdy Oferent nie jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług lub zachodzi podmiotowe lub przedmiotowe zwolnienie od tegoż podatku, cena obejmuje wszelkie inne należne zobowiązania publicznoprawne, których uregulowanie z mocy prawa obciąża Oferenta.
W przypadku zaistnienia sytuacji, gdy Oferenci, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty uzyskają tę samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie tych Oferentów, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Po upływie terminu na złożenie ofert dodatkowych, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą zgodnie z kryteriami oceny ofert przewidzianych w niniejszym postępowaniu. Oferta dodatkowa wskazująca cenę, która będzie wyższa od ceny wskazanej w ofercie pierwotnej zostanie odrzucona przez Zamawiającego.
IX. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zapytaniu i zawiadomi o wyborze oferty wszystkich oferentów oraz zamieści informację o wyborze Oferenta na stronie internetowej.
Zamawiający przekazuje do wiadomości Oferentów istotne postanowienia umowy – załącznik nr 2.
Miejscem zawarcia umowy jest siedziba Zamawiającego. Umowa będzie przesłana do podpisu Oferentowi (kurierem) lub przedstawiona do podpisu w siedzibie Zamawiającego w zależności od ustaleń dokonanych przez strony.
Oferent zobowiązany jest do podpisania umowy w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego jednak nie później niż w ciągu 7 dni od dnia otrzymania umowy (lub przedstawienia jej do podpisu) oraz do niezwłocznego odesłania jej kurierem do Zamawiającego. W przypadku nie zachowania ww. terminu Zamawiający może uznać, iż Oferent uchyla się od zawarcia umowy.
Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
X. Informacje:
Dodatkowych informacji udziela: Aneta Kalamarska, akalamarska@kurier.plus, +48 665 504 609
Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania zapytania ofertowego bez podania przyczyny, w szczególności, jeśli wysokość najtańszej jest wyższa niż wielkość środków, jakie Zamawiający zamierzał przeznaczyć na zamówienie lub zaistniały wady uniemożliwiające zawarcie prawnie ważnej umowy.
XI. Załączniki:
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
sporządziła:
____________
Aneta Kalamarska